Előző

Vissza a cikkek listájához

Következő

Szoftverrel támogatott dokumentációs rendszer

2008-03-11

A minõségirányítási rendszer kidolgozása során egyre szélesebb körben terjed, hogy a mûködést elõíró és igazoló dokumentumok kezelését, a folyamatok szabályozását „papírkímélõ” módon, szoftveres úton oldják meg. Az így kialakított mûködési rendnek számos elõnye van a költségkímélõ, gyors információáramlást lehetõvé tevõ mûködéstõl kezdve a környezetvédelmi szempontok figyelembe vételéig.

Honlapkészítés online marketing tanácsadó segítéségvel? A hatékony honlapkészítés titka az online marketing tanácsadás alapján készülõ honlap!

Kérje ajánlatunkat itt!

Fontos szempont, hogy a dokumentációk kezelése a lehetõ legkevesebb hibaforrást tartalmazó, egyszerû, de mégis hatékony logika szerint mûködjön. Ezért a rendszer kidolgozásánál figyelembe kell venni a szabályozásokkal közvetlenül dolgozók szempontjait is. A rendszernek biztosítania kell az adott tevékenységhez szükséges információk elérhetõségét, a dokumentációk állapot (érvényes, visszavont, archivált) szerinti azonosíthatóságát, a folyamatok nyomon követhetõségét. A minõségirányítási rendszert támogató szoftverek modulszerûen épülnek fel, amelyek a legfontosabb szabályozási területeket (ami lehet a rendszer szerinti logika, vagy a vállalati folyamatok szerinti, legtöbbször üzleti folyamatokat követõ logika) foglalják magukba.

Különösen hangsúlyos kérdések:

• A hozzáférések szabályozása, a felhasználó belépési jogosultságának ellenõrzése.
• Az információkhoz való hozzáférés jogosultságának ellenõrzése. Biztosítani kell, hogy mindenki, aki jogosult rá, megkapja a munkájához szükséges információkat. Ki kell zárni azonban, hogy illetéktelenek módosítsanak valamilyen adatot, dokumentumot.
• A dokumentumok kezelésével kapcsolatos jogok ellenõrzése több szinten.
• Titkos dokumentumok hozzáférhetetlenségének megõrzése.

A papíralapú szabályozási rendszerekkel kapcsolatban a szoftver alkalmazása feleslegessé teszi az elosztási jegyzéket. A hálózatra telepített dokumentum mindenki által elérhetõ, ezért nem kell több példányban elkészíteni és a felhasználóhoz eljuttatni. Az elosztó jegyzék azon funkcióját, amely az érvénytelen példányok visszavonását és a módosítások szétosztását szolgálja, a hozzáférések egyértelmû definiálásával és a módosítás tényének megfelelõ eszközzel történõ kihirdetésével helyettesíteni kell.

A dokumentumkezelés leghatékonyabban a dokumentumkezelõ rendszerrel (pl. Lotus Notes, ICL Office Power, Microsoft Office stb.) végezhetõ el.

Honlapkészítés online marketing tanácsadó segítéségvel? A hatékony honlapkészítés titka az online marketing tanácsadás alapján készülõ honlap!

Kérje ajánlatunkat itt!